Предприятие, принявшее решение о создании системы стратегической
информации (ССИ), нуждается в информации для обеспечения своей
деятельности. Поэтому создание ССИ должно начинаться с уточнения
его целей, а также наличных и недостающих средств. Для этого
необходимы: создание комитета стратегической информации;
назначение будущего руководителя ССИ; анализ информационных
потоков. Комитет (ССИ) объединяет основных потребителей
информации, т.е. руководящих работников высшего ранга и
специалистов из дирекции, с целью определения профиля и задач
ССИ. Главная задача комитета заключается в подборе руководителя
ССИ. Последний должен одновременно обладать высокой технической
компетентностью и большими психологическими способностями. Это
связано с тем, что одним из основополагающих элементов ССИ
является внутренняя сеть. И если у руководителя ССИ не
установятся хорошие взаимоотношения со всем предприятием в целом,
то прохождение информации и информационный обмен могут оказаться
заблокированными. Поэтому руководителя ССИ лучше всего подобрать
из числа опытных и испытанных специалистов фирмы, а не приглашать
со стороны. Кроме того, у руководителя ССИ должно быть полное
взаимопонимание с президентом фирмы. Они должны действовать в
тесном содружестве и согласии друг с другом, как капитан и
штурман на морском судне. Капитан должен полностью доверять
своему штурману, который заменяет ему глаза и уши, полностью при
этом сохраняя свободу своих суждений. Штурман, со своей стороны,
должен чувствовать и понимать потребности и устремления капитана,
даже если они остаются невысказанными. Он не должен бояться
высказать свое мнение, даже если оно может не понравиться
капитану. У него должно быть достаточно смелости для того, чтобы
прервать капитана и настойчиво попросить себя выслушать.
Руководитель ССИ занимается своей практической работой по
созданию этой службы, а комитет выполняет в дальнейшем только
консультативные функции. Руководитель ССИ подбирает персонал,
строит базы данных, выбирает оптимальную систему организации за
счет сочетания централизованного и децентрализованного принципов,
распределяет задачи и функции между ССПИ и СТОИ, организует
внутреннюю сеть, подбирает начальный массив источников текстовой
информации, организует работу с документацией и хранение
информации, разрабатывает процедуры связи. Но прежде всего, он
проводит анализ информационных потоков. Очень важно, чтобы анализ
проводился кем либо из сотрудников фирмы, так как это гарантирует
уважительное отношение и соблюдение культуры отношений, принятых
в фирме, и способствует преодолению организационных и
человеческих помех и препятствий. Однако не следует при этом
пренебрегать помощью консультанта, так как свежий взгяд со
стороны позволяет выявить еще неиспользуемые залежи информации.
Информационный анализ преследует две цели: изучение потребностей
и запросов потребителей, а также механизма функционирования
информационных каналов. В качестве иллюстрации приведем несколько
примеров анкет. Анкета для опроса потребителей информации Укажите
сферу вашей ответственности. Какие решения Вы принимаете, какие
отчеты и доклады составляете? Какую информацию Вы получаете?
Какую дополнительную информацию Вы хотели бы получать? Каким
образом к Вам поступает информация: из журналов, газет, книг,
отчетов, докладов? из банков данных: из каких именно и как часто?
от кого Вы получаете информацию на предприятии? На какие темы?
Каким образом? Как часто? С кем в случае необходимости Вы
консультируетесь внутри фирмы? С кем Вы консультируетесь за
пределами фирмы? В каких выставках, ярмарках, конференциях Вы
принимаете участие? С кем Вы делитесь имеющейся у Вас
информацией? Каким образом? Анкета для опроса службы документации
Укажите газеты и журналы, подписанные фирмой. Какие публикации
пользуются спросом среди работников фирмы? Кто именно их читает?
Какие публикации просматривают работники фирмы только в службе
документации? Как часто они это делают? Кто принимает решение о
подписке на газеты и журналы? Приобретаются ли отчеты и доклады
консультантов, экспертов и т.п.? По чьему запросу? По чьему
решению? За счет каких бюджетных средств? Анкета для опроса
работников внутренней сети В чем заключается ваша работа? Есть ли
у Вас контакты с кем-либо вне фирмы? С кем и при каких
обстоятельствах? Можете ли Вы назвать случай, когда Вы получили
важную информацию? Что с ней сделали. Кому и как Вы ее передали?
Не возникает ли у Вас иногда впечатление, что Вы даете информацию
о деятельности фирмы? Готовы ли Вы систематически использовать
ваши контакты для получения полезной информации, если это Вас,
естественно, не перегрузит работой? Анкета для опроса экспертов
фирмы В какой области Вы являетесь экспертом? Каким образом Вы
проводите экспертизу? Чтение литературы, контакты с другими
экспертами вне фирмы, конференции, стажировка, ознакомительные
поездки, творческий отпуск? Укажите ваши информационные
потребности. Ключевым элементом в работе любой разведслужбы и
службы информации, которая в конечном счете, зависит от степени
вовлеченности всех сотрудников фирмы. Как показывает опыт,
эффективное прохождение и поступление информации снизу вверх (с
мест в генеральную дирекцию) может быть обеспечено лишь в том
случае, если имеется и обратный информационный поток. Работник,
нашедший важную, но сырую информацию и взявший на себя труд
отправить ее наверх надеется, что она вернется к нему в виде
одного из основных пунктов информационной сводки. На практике
были опробованы самые различные стимулы и поощрения: от премий до
доски почета. Однако самым лучшим стимулом продолжают оставаться
гордость и удовлетворение от сознания выполнения работы, которая
принесла пользу. Самым лучшим вознаграждением за информацию
является информация. Для распространения информации используются
четыре типа документов. 1. Экстренное сообщение ("молния")
Оперативное распространение информации чрезвычайной важности.
Форма: заголовок информация дата источник оценка крментарий, в
случае необходимости объяснения значения информации. 2.Сводка
Когда происходит какое-либо событие, то первые сообщения, обычно,
не позволяют полностью оценить его значение. Поэтому необходимо
выждать некоторое время для накопления информации, которая
позволит восстановить полную картину происшедшего. Форма:
заголовок резюме (сопоставление сообщений с исключением повторов
и избыточной информации для получения полной картины
происшедшего) комментарий (значение этого события для
деятельности фирмы, новые объекты для наблюдения и т.д.). 3.
Ежедневный или ежемесячный обзор Обзор основных информационных
сообщений за неделю или за месяц, выполняемый, обычно, в форме
резюме с классификацией по рубрикам, соответствующим базам для
наблюдения. в сущности, речь идет о небольшой внутренней газете.
4. Доклад (отчет) Комплексность и масштабы некоторых проблем
требуют подготовки развернутость детальных отчетов и докладов.
Речь идет о комплексном и всестороннем изложении проблемы с
использованием всей имеющейся по этой теме информации и с
проведением в случае необходимости дополнительных исследований.
