Важнейшей функцией современного бизнеса становится оперативный
учет запросов покупателей с молнеиносными действиями по их
реализации в сфере производства и на рынке. В странах
Юго-Восточной Азии и Японии оптимальным сроком оформления
контрактов считается 10-12 дней, разработка и изготовление
опытного образца продукции по запросу заказчика до 7-12 дней. В
Европе, Японии, Южной Корее формируются международные
информационные центры с едиными информационными сетями.
Наибольшие преимущества в обработке и использовании
информационных сетей имеют Япония, Швеция, Нидерланды, Южная
Корея. В суверенных республиках бывшего Советского Союза до сих
пор используется информация, не соответствующая общеевропейским
стандартам, в первую очередь по классификации и кодировке товаров
и продукции. Отсутствует система информационного обеспечения и
сети передачиданных между производителями и покупателями,
следовательно, не удивительно, что на территории бывшего
Советского Союза действует больше товарно-сырьевых бирж, чем было
во всем мире на начало 1991 года. Особенности Японии и Южной
Кореи заключаются в их преимуществах по тщательному сбору и
постоянному наблюдению за изменениями в запросах покупателей и
клиентов, их способности молниеносно действовать по организации
производства и сбыта новых видов товаров и услуг. Система
наблюдения за рынками в Японии все больше приобретает глобальный
характер, что дает возможность получения более точных прогнозов
по изменению в потребностях тех или иных товаров в каждой
отдельной стране. Ориентация национальных предприятий на экспорт
продукции требует от менеджеров знания будущих перемен в
экономике, в обществе, политике. Современный менеджмент должен
учитывать следующие тенденции: ускоренная и полиморфная
глоболизация, приобретение всемирных масштабов рынков, товаров,
услуг и технологий; ускорение процессов технологического
обновления на всех уровнях, что ведет к изменению форм и
интенсивности взаимодействия науки с областью разработки и
создания новых товаров и изделий; новая геополитика,
характеризующаяся риском умножения числа конфликтов из-за все
расширяющейся автоматизации каждого из народов и наций. Концепция
"Информация для действия" наиболее актуальна для начинающих
предпринимателей суверенных республик, чтобы исключить ориентацию
на формирование новых монопольных групп производителей,
получающих сверхприбыль на создании искусственного дефицита
товаров. Новые подходы в экономике предопределяют успех тем
предпринимателям, которые ориентированны на производство новых
наукоемких товаров для информационных и телекоммуникационных
технологий со своей потентной защитой "ноу-хау". В настоящее
время такое чрезмерное изобилие информации, в большей своей части
непрошеной и повторяющейся, формирует фоновый шум помех, от
которого трудно избавиться. Еще в 1973 г. в Японии было проведено
иссследование, которое показало, что каждый человек ежедневно
подвергается воздействию потока информации, эквивалентного 3
млн.слов, что соответствует примерно книге в 1000 страниц. В этой
же работе отмечается, что соотношение между действительно
усвоенной людьми информацией и информацией, передаваемой
различными средствами массовой информации, даже в самом лучшем
случае, а таким случаем является телевидение, составляет 1:100.
Однако в этом океане информации существуют отдельные жемчужены,
которые должны быть найдены. Связь информации с областью
деятельности. Если опыт показывает, что информация и понимание
сути дела не являются синонимичными понятиями, то это означает,
по-видимому, что постановка проблмыоказалась неправильной:
считается, что информация - это объект, который существует в
абсолюте, идентичный для всех, а исходить нужно, очевидно, из
того, что речь идет о конструкции, которую каждый строит сам для
себя в соответствии со всеми потребностями. Иными словами,
подлинная информация существует лишь в том случае, если
предварительно имеется намерение (замысел), цель, проект.
Намерение предопределяет отношение, более или менее осознанно, к
анализу окружающей действительности, что в свою очередь
выражается в пробуждении внимания, в результате чего единственное
слово, объект или событие, имеющее к нам отношение, вылавливаются
из неупорядоченного множества сигналов. Ключевые положения Если,
как было предложено, отправной точкой ситать выполняемое
действие, преследуемую цель, а не окружающий нас
псевдоиформационный шум, то перспектива коренным образом
меняется. Становится возможным создание эффективного метода сбора
и обработки информации без ненужных потерь времени, путаницы и
риска утонуть, который обеспечит получение всех необходимых и
только необходимых сведений. Информация не имеет смысла без связи
с действием. Информация=намерение + внимание Информация -основа
успеха В этом и заключаются так называемые "ЗВ"
(buts-besoins-bases), служащие фундаментом для построения
информации: цели - потребости -базы). Цли связаны друг с другом в
иерархическую структуру. Каждая цель предопределяется целью
высшего порядка, оставаясь при этом автономной, по характеру
своих потребностей и баз для наблюдения. Так после стратегической
цели определение направления следует тактическая цель выбор
наилучшей дороги и, наконец, оперативная цель продвигаться вперед
по выбранной дороге. Каждая из этих целей соответствуют различные
потребности в информации и,следовательно, разные базы для
наблюдения. Это является справедливым для любой организации и, в
частности, для предприятий, где следует различать стратегический
уровень (строительство фабрики, внедрение новой технологии,
запуск в производство новой продукции и т.п.) и тактический
уровень (выбор площадки для строительства фабрики, закупка
лицензии или разработка новой технологии собственными силами и
т.п.). Правильное определение целей на каждом уровне позволяет
правилно определить потребности в информации и, одновременно,
базы для наблюдения. Информация для стратегических решений
Стратегические решения прямо влияют на судьбу предприятия, на его
развитие и жизнеспособность. Окружающий мир постоянно изменяется.
Поэтому число стратегических решений постоянно растет, их
последствия все сложнее и сложнее прогнозировать, а цена ошибки
постоянно повышается. Этим и определяется значение стратегической
информации. Она являетсяобязательным сырьем для обработки любого
решения, без чего самые прекрасные планы останутся простым
самообманом и неизбежно обречены на неудачи. Легко понять, что
без качественной информации невозможно пинять правильное решение.
Информация в нужный момент Даже ценная информация, которую
добывают с большим трудом, должна вовремя поступить тому кому она
необходима. Информация является ценной только тогда , когда она
может использоваться. Если информация не служит для принятия
решения, то она является является беспредметной, а следовательно
- несуществующей. Естественно, на основании этой информации может
быть принято решение ничего не предпринимать, что также является
одним из типов принимаемых решений . Одним словом, информация
является незаменимым сырьем для выработки любого решения, таким
же сырьем, как и любое другое, которое необходимо добыть ,
переработать и поставить до истечения срока годности тому, кому
оно необходимо. Ключевые положения Для получения качественной
информации необходимо:сформулировать цели; определить
потребности; построить базы для наблюдения. Для деятельности
предприятия, обычно, достаточно 6 баз для наблюдения:
конкуренция; рынки; технологии; законодателство; ресурсы; общие
тенденции. Опыт показывает, что изменения и накопления информации
происходят в небольшом перечне привилегированных мест, которые
называются "Семейство источников". Вот перечень основных семейств
источников для любого предприятия. Клиенты- покупатели клиентов;
их инженеры и кадры (первые в основном не склонны к обсуждению
своих дел, тогда как последние более склонны к разговорам для
создания собственной зачимости). Поставщики - согласно их
деятельности (речь идет о сырье, конечном продукте, торговле
имуществом) они достаточно болтливы, поскольку усматривают в этом
способ саморекламы. Банкиры - разгруппированы на банковские,
финансовые, биржевые и кредитные учреждения. В основном
разрозненные, но тем не менее знают, что посоветовать своим
клиентам в случае опасности. Общественные службы - рекламные
агенты, фирмы общественных связей, охотники за умами, общества
временных работ, компании отправлений почтовых сообщений и
другие. Хотя разрозненность лежит в основе их коммерческой
деятельности, они могут скрыть свои крупные контракты.
Распределители и агенты - вне зависимости от особенностей,
следует принимать во внимание как торговцев, так и покупателей.
Консультанты и эксперты - независимые или относящиеся к службам
предприятия специалисты продающие свои знания в форме советов или
специальных разработок. Широкая публикация - местная национальная
и международная пресса. Специальные издания и банки данных - их
область деятельности предполагает ежемесячную обработку
материалов конфиденциальных изданий, попадающих в научные,
технические и профессиональные сборники. Наряду с банком данных
они составляют ресурсы базы данных. Ярмарки, салоны и конференции
- эти демонстрации позволяют обновить контракты с клиентами,
конкурентами и т.д., а также увидеть различную продукцию,
представленную на рынке. Научные и технические выставки позволяют
определить страну, превосходящую другие в своих исследованиях.
Администрация - все нормативные обязательства и требования
руководства для почти всех видов промышленности, коммерческой и
финансовой деятельности предприятий. Они собраны в архивах и в
большинстве своем представляют опубликованную информацию.
Выделение необходимого источника из всего семейства позволяет в
большинстве случаев добраться и к информации напрямую, без того,
чтобы проходить все пути ее продвижения. Например, для новой
фармацевтической специальности необходимо разрешение министра
здравоохранения. Итак, благодаря описанному ранее семейству
источников, а именно его последнему пункту - администрации, -
применяя право доступа всех граждан к административным
документам, легко узнать специфику продукции.
здддддддддддддддддддддддд Ё ОКРУЖАЮЩИЙ МИР Ё
юддддддддддддбддддддддддды Ё
зддддддддбдддддддддеддддддддбдддддддддбдддддддд
зддддадддздддаддддздддадддздддаддддздддадддздддадддд
ЁКонкуренЁЁ Рынок ЁЁТехнолоЁЁТенден- ЁЁРегла- ЁЁРесурсы Ё Ёция ЁЁ
ЁЁ гия ЁЁ ции ЁЁменты ЁЁ Ё
юддддддддыюддддддддыюдддддддыюддддддддыюдддддддыюдддддддды
зддддддддзддддддддздддддддзддддддддздддддддздддддддд
ЁКонкуренЁЁ Рынок ЁЁТехнолоЁЁТенден- ЁЁРегла- ЁЁРесурсы Ё Ёция ЁЁ
ЁЁ гия ЁЁ ции ЁЁменты ЁЁ Ё
юддддбдддыюдддбддддыюдддбдддыюдддбддддыюдддбдддыюдддбдддды Ё Ё Ё
Ё Ё Ё заддддддддадддддддддаддддддддадддддддддадддддддда Ё
ПРЕДПРИЯТИЕ Ё юдддддддддддддддддддддддддддддддддддддддддддддддды
Рис.1. Путь информации Полезная информация не является секретной
Адмирал Захария, шеф разведслужбы американского флота во время
второй мировой войны, имел обыкновение говорить: "Большая часть
полезной информации - 95% не является секретом ". Эти 95% так
называемой открытой информации, более или менее доступной, не
составляют тайны. Но если возможно одним телефонным звонком
узнать курс марганца в Лондоне, то невозможно получить список
членов Клуба конного спорта таким же образом. Хотя он и не
является секретным. Это обращает внимание на то, что следует
различать открытую информацию от информации, являющейся
достоянием общественности, к которой доступ имеют все, а также
информацию частную, которая и является объектом поисков условий
допуска к ней. Информацию, являющуюся достоянием общественности
не следует считать опубликованной! Например, закон дает своим
гражданам право доступа к различным административным досье
(здравоохранение, налоги, судимости и др.), но запрещает их
публикацию. Информация частная, как и частная жизнь, не является
секретом, но подпадает под контроль тех, кого она касается.
Например, список банковских клиентов и счетов, перечни частных
клубов и т.д. Что же такое секрет и чему он служит? СЕКРЕТ - от
латинского secretum. Секретом можно назвать то, что держится в
стороне, вдали от посторонних глаз. Речь идет о такой информации,
которая по политическим или коммерчиским соображениям считается
ключевым моментом определенной ситуации. Такой случай - "секрет
атомной бомбы" в проекте Манхэттена, шелка в Китае, в наше время
- Кока-Кола. Секреты промышленные в основном относятся к
производству, зависящему больше от искусства, чем от технологии,
что дает решающее преимущество перед конкуренцией. Они должны
быть охраняемы, откуда иногда смешение понятий защита информации
и сохранение секретности. Ключевые положения 95% информации не
является секретной. Информация открыта, если она доступна всем,
представляет частный интерес, если ее распространение ограничено
определенными условиями. Пять методов поика информации: 4К+1 по
типу "моросящего дождя": предприятие постоянно получает
соответствующую информацию в базы по каналам Текст, Фирма,
Консультант, Беседа и Джокер. 4К+1 по типу "грозы". Предприятие
мобилизует свои каналы в случае настоятельной необходимости
получения информации. Семейства источников. При непосредственном
контакте насчитывается около 10 семейств источников (клиенты,
поставщики, банкиры, службы компаний, широкая пресса, специальная
пресса и банки данных, администрация, ярмарки и конференции).
Тропинки информации. Позволяют определить сделки и соглашения для
того, чтобы непосредственно возвратиться к самому событию.
Методика 3В применяется в особых случаях, когда все остальные
потерпели неудачу или оказались мало полезными. ОБРАБОТКА
ИНФОРМАЦИИ Первой и самой важной операцией является анализ,
который служит дополнительным фильтром, отбрасывающим ненужное и
являющимся защитой от шума без основания. Эта операция состоит
прежде всего в определении важности, точности и значимости
информации. Информация является важной, если она связана, т.е.
имеет связь с элементами базы, и если она способна внести вклад в
организацию. Когда вклад значителен и непосредственен, информация
требует срочных действий. Информация, не имеющая значения, должна
быть исключена во избежание потери времени и энергии. Не всегда
легко установить, является информация достоверной или ложной,
особенно если она содержит сведения о событиях, которые еще не
произошли. Допускается два критерия, по которым можно судить о
точности информации: надежность источника и самой информации.
Главным критерием правдоподобия является поиск подтверждения по
другим источникам, если возможно независимым. Информация может
быть важной и точной и в то же время бесполезной, поскольку она
недостаточна для понимания и действия. Израильская разведка тоже
допустила несколько промахов: не предвидела ни войны Йома Кипура
в октябре 1873 г., ни резкого поворота Садата в 1977 г., ни
Интифада 1987 г. Но, что касается поставки точной информации,
относительно тактических операций, израильская разведка не имеет
себе равных. Напомним разрушение центрального иракского ядра в
1981 г., шестидневную войну (1967 г.) или налет на Антио (1978
г.). И наоборот, когда требуется определить стратегические
движения противника, они также неповоротливы, как и другие,
потому что пренебрегают широким обзором и методикой. СБОР Ё Ё
Анализ д циркуляция = накопление синтез Ё Ё распределение Рис.2
Обработка информации сбор источники --------------обработка Рис.3
Малый цикл информации з - - - -- - - - -- -- - - - -- - -- - -- -
- - - цель---необходимость---базы---источники---сбор Ё Ё
обработка Ё Ё окружающий действие-----------распределение Ё мир Ё
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Рис.4 Большой
цикл информации Дополнительная ценность приобретается в тот
момент, когда информация влияет на принятие решения. Информация -
это продукция, она проходит длинный цикл - приобретение,
обработка - распределение - каждый имеет стоимость и цену. К
сожалению, стоимость и ценность не всегда может быть выражена в
цифровом отношении: за информацию часто платят информацией и она
соединяется в единое неделимое целое. Вот почему службу
информации не следует рассматривать как центр доходов. В
заключение, информация предлагает дополнительную ценность, когда
она прямым или косвенным образом принимакт участие в решении.
Бездействие - это форма действия, даже когда обдумывается выбор.
Не ожидайте, что каждая информация приведет к большим
результатам. Создавать ценную информацию - прежде всего дело
организации. Снизу вверх, организация пространства действий
благодаря 3В для сбора необходимой информации и никакой иной. В
центре, организация самой информации для прояснения ситуаций
априори сложных и смещанных, подвергающихся такой обработке, что
весь персонал, имеющий к этому отношение, получает вовремя
необходимую информацию. И параллельно, сама организация
деятельности такова, что каждый чувствует себя причастным к жизни
предприятия:" Информация - кровь предприятия", гласит девиз
Мицуи, который приуспел. Только при таких условиях предприятие
существует и развивается, получая необходимую суть своего
кровообращения, избегая информации сложной или ее утечки. Когда
все уходят, Жан Мартен загружает все это в багажник. Работа
нудная, но приправленная ожиданием результата (он уже
представляет гримасу своей жены, когда сообщит ей об этом)! В
субботу с утра он принимается за работу. Помимо нескольких
огрызков и остатков кофе мешки содержат только использованные
машинописные ленты, много бумаг, черновиков, неудачных фотокопий
телефаксов, перечни информации... Он откладывает машинописные
ленты т.к. не имеет приспособлений, чтобы их прочитать, хотя они
вне всякого сомнения заслуживают того. Черновики не разборчивы.
Он предпочитает сконцентрироваться на одном плохом телефаксе и
одном списке. Оба эти документа из отдела спортивной одежды его
друга Брюнне. И получает полную информацию о продаже за прошлый
месяц, а что касается продукции - даже размеры и географические
сектора! Он вздрогнул от мысли о тех преимуществах, которые
получил бы конкурент, если бы извлек эту информацию. Телефакс
содержал сообщение о полном переустройстве службы и тотальную
информацию о производстве. За десять минут напряженной работы он
получил, а это получил бы любой интересующийся, сведения о фирме
"Trident", которые по своей природе помогают извлечь выгоду
конкурирующей фирме. И это всего лишь в результате извлечения
мусора... Чтобы узнать , до какой степени дошла утечка информации
фирмы, он решает провести еще один опыт в понедельник утром. Жан
Мартен совершает обход бюро и требует получения всех официальных
документов, которые стали всеобщим достоянием. Он находит целую
груду каталогов, брошюр, представляющих фирму, описание заводов,
балансов, и т.д. за много лет. Все это позволяет полностью
восстановить организацию фирмы, оценить все ее расходы, а также
принципиальные направления стратегии. И вновь Жан Мартен
затрепетал от мысли, что любой мог распологать этой информацией.
Чтобы завершить свои наблюдения, он проводит последний
эксперимент. Слегка изменив голос, он представляется
консультантом, который анкетирует по технологическому развитию
лыжной обуви и желает обсудить эту проблему с кем-нибудь,
компетентным в этой области. Телефонистка соединяет со служблй
иследований его же собственного отдлела! И там, узнав, что кто-то
интересуется их деятельностью, не заставили себя просить дважды.
Его заместитель описал, подкрепив деталями, современное состояние
исследований и тем, какие многообещающие результаты за ними
последуют. Жан Мартен оглушен. Он возвращается в бюро и требует
немедленно встречи с Мишелем Билалем, чтобы сообщить ему о своих
открытиях и обсудить проблему бесконтрольной утечки информации.
Вот небольшой перечень простых мер. 1.Установите в бюро режущий
аппарат вблизи копировального и выработайте в себе рефлекс
уничтожать все ненудные документы. 2. Управляйте
конфиденциальностью данных в памяти компьютера, приняв какой-либо
код (слово, к примеру) 3. Контролируйте доступ к компьютеру
извне. Самая простая процедура состоит в запрещении пользования
на протяжении определенного времени и задании сигнала тревоги,
если три введенных слова ошибочны. Это способствует
предотвращению кражи данных и защищает всю систему от
разрушения,(вирусов,например) 4.Периодически делайте копии
озраняемой информации и помещайте их в надежное место. 5.
Ограничьте выход информации до минимума. 6. Для того, чтобы
вводить в заблуждение, информацию можно подвергнуть некоторой
упаковке: (под-информация - дается информация правдивая, но
разрозненная или неполная, или слишком общая; информация ложная;
сверх-информация - дается большое количество информации, но часть
ее является бесполезной или ложной, но все это так, чтобы
невозможно было обнаружить). 7. Ограничьте места приема
посетителей и не оставляйте их одних. 8. Не злоупотребляйте
набором стажеров и временных сотрудников, которые часто имеют
доступ к огромному количеству информации. Остерегайтесь особенно
тех "студентов", которым под сорок. 9.Дайте телефонистке
приказание осаждать лиц, обнаруживающих интерес к необычной
информации. 10.Закрывайте на ключ все важные документы в конце
рабочего дня. Это правило должно пименяться со всей строгостью во
всех исследовательских бюро, ничего нигде не должно валяться.
11.Телефоны, телексы, телефаксы должны рассматриваться с точки
зрения безопасности передачи информации особенно в определенные
страны, с которыми необходимо свести контакты до минимума и
применять код для сообщения особо важной информации (например,
цена в ответе на предложения). Большая часть утечки информации
происходит из-за небрежности. Так что защита, прежде всего, -
дело обучения. Необходимо регулярно вновь и вновь повторять всем,
от простого служащего до руководящего состава элементарные меры
безопасности. С этой точки зрения поведение руководства является
основным. Фанфоронство директора, широко выставляющего себя в
прессе, - признак дурного тона. Бдительность должна начинаться с
головы и распространяться по всему организму до тех пор, пока не
станет рефлексом, являющимся естественным действием, о котором
никто не думает. Такой результат не достигается без усилий, но в
конце концов выгода берет верх над небольшими неудобствами в
самом начале. IBM, например, в результате многолетнего применения
имеет на сегодняшний день солидную репутацию в области защиты
своей информации. Советский компьютер РИАД основательно
напоминает... IBM 360 и 370. Покупка ракет средней дальности
Редей, самолетов С141 и В747 значительно облегчила развитие ракет
средней дальности Sam 7 и самолетов ИЛ-76 и 86. Технологии
двигателя и управления ракет средней дальности SS20 пришли с
Запада, о чем можно с полным правом утверждать... Ключевые
положения. Опосредованная информация. Если информация является
ответом, который получают о спрашиваемом предмете, то информация
опосредственная представляется как ответ без вопроса. Информация
ложная. Передается: сюжетом, который подпитывается определенным
вниманием; сюжетом ложным, который является ответом, приближенным
к реальности с большой долей вероятности и в то же самое время
склоняет ответ в пользу лжи. Утечка информации. Чтобы избежать ее
следует прежде всего следить за резервуарами накопления; кранами,
которые управляют потоками; центрами распределения. ИНФОРМАТИКА И
ИНФОРМАЦИЯ Размышления сводятся к определению информации как
единства намерение-внимание. "До тех пор, пока нет намерения,
т.е. целенаправленности, - нет информации, нет информации, только
сигналы"- говорит Жан Мартен. Система информации - это
моделирование, имеющее целью представление наиболее достоверной
реальности, изменяющейся и взаимодействующей. Упрощенная модель
потоков информации, проходящих через информационную систему
предприятия. УПРАВЛЕНИЕ Цели Стратегический прогноз ------------
-----------------------Клиенты Ё Ё Поставщики -------- Ё Ё
---------Регламенты заказов Ё Ё Регламенты заказов Ё Ё Ё Ё Ё Ё Ё
Ё Ё зддддддддддддддддддд Ё юдддддддддЁ Система Ёдддддддды Ё
информации Ё юддддддддддддддддддды Ё Ё Ё Ё Ё Ё Чеки производства
Продукция Продукция Рис.9. Система информации предприятия Среди
деловых людей имеется множество таких, которые верят, что
несколько цифровых данных, сгруппированных в таблицу, является
достаточным условием для всестороннего понимания и действия.
Разумеется такая информация полезна, но она дает лишь частичное
представление о реальности. Руководитель, который принимает
решение, отталкиваясь от цифровой информации, подобен генералу,
который идет на войну, полагаясь на солдат, не принимая во
внимание нравственную сторону вопроса. В семидесятые годы
появились базы данных, или на языке специалистов, системы
управления базами данных. Составляющие были связаны между собой
таким образом, что можно было получить полный комплект не
содержащий избыточной информации. Передача оперативной информации
на основе составляющих, представляемых немедленно через другие
составляющие. Благодаря связи создание составляющих из состава
составляющих, например "продукции" автоматически оперативно
передавалось в массивы "конкуренты" и "технология". Такие
исследования значительно облегчили работу. Недостатком системы
управления базами данных является необходимость разработки
машинного слежения для получения данных. Для преодоления этого
препятствия была задумана в конце семидесятых база отношения
данных. Ее принцип основан на дискретности внутри логической
формы базы и таким образом данные накапливаются физически. Именно
сама машина отныне управляет связями для того, чтобы пользователь
мог сконцентрироваться полностью на результатах исследований, а
не на способе извлечения данных. Развитие языков сделало
возможным манипулирование с большими системами. Ключевые
положения Информативность и все то, что можно отнести к выражению
"технология информации" совершенно не занимается информацией, а
исключительно сигналом и его обработкой. Информативность,
несмотря ни на что, является мощным инструментом накопления и
обработки качественно важных данных, которые могут быть облечены
в цифровую или текстуальную форму. В обоих случаях занимающиеся
информацией службы подчинены органу стратегического планирования.
При этом каждая из этих служб состоит из двух групп: одна несет
ответственность за стратегическую информацию, а другая занимается
информацией, связанной с текущей деятельностью фирмы. Сходство
между двумя фирмами настолько велико, что в обоих случаях
соответствующие службы носят одинаковые названия, а
предоставляемые ими отчеты имеют одинаковую структуру. Причина
успеха так называемых азиатских драконов: признание того факта,
что информация является незаменимым и жизненно важным сырьем.
СИСТЕМА СТРАТЕГИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ По каналам "Текст" и "Фирма"
поступает 80% информации, необходимой предприятию. Поэтому
Система стратегической информации (ССИ) должна строиться вокруг
этих двух каналов. Большие различия природы и механизмов
функционирования этих каналов, как мы убедились на примере фирмы
"Samsung", вынуждают разделять две области деятельности: -
Система стратегической и перспективной информации (ССПИ)
обслуживает каналы "Текст" и "Консультант", т.е. занимается
текстовой информацией, а также информацией, поступающей от
экспертов, консультантов и услуговых фирм. Эта система выполняет,
главным образом, стратегическую роль, а ее деятельность
ориентирована на перспективу. Персонал этой системы имеет
университетскую подготовку или подготовку журналиста,
специализирующегося в области экономики или политики. - Система
тактической и оперативной информации (СТОИ) обслуживает каналы
"Фирма" и "Беседа". Она использует контакты сотрудников фирмы с
внешним миром, а также все возможности межпрофессиональных
встреч, таких как ярмарки, выставки и конференции (только
узкоспециализированные, например, научные конференции). Персонал
этой системы должен обладать отличным знанием ситуации на местах,
различных специальностей и профессий, а также деятельности фирмы.
Минимальным предварительным требованием является более чем
5-летний опыт работы на ответственных оперативных постах и, по
возможности, в различных странах. В таблице 12 показан вклад этих
двух систем в информационное обслуживание шести баз данных.
Гармонизация функционирования этих двух систем является сложным
делом. Если ССПИ доминирует над СТОИ, то информация может
оказаться по своей природе непригодной для руководящих работников
и специалистов, занимающихся оперативными вопросами. Если же
доминирующую роль играет СТОИ, то информация ограничится сферой
профессиональных интересов работников, которые занимаются ее
сбором, а целостные базы данных будут игнорироваться. Существует
два способа координации деятельности ССПИ и СТОИ: один - в рамках
централизованной организационной структуры, другой - в рамках
централизованной. Соответствующий вклад ССПИ и СТОИ
-------------------------------------------Базы данных Ё ССПИ Ё
СТОИ Ё -------------------------------------------Конкуренция Ё
10% Ё 90% Ё Рынок Ё 10% Ё 90% Ё Технология Ё 50% Ё 50% Ё
Регламентация и Ё Ё Ё законодательство Ё 90% Ё 10% Ё Ресурсы Ё
80% Ё 20% Ё Тенденции Ё 90% Ё 10% Ё Централизованная
организационная структура ССПИ подчинена непосредственно
генеральной дирекции. В ССПИ в централизованном порядке поступают
все данные собранные СТОИ каждого департамента или подразделения
(Рис.10). Каналы "Фирма" и "Беседа" Внутренняя сеть Внутренняя
сеть Ё Ё Ё Ё Ё Ё Ё Ё юдддддддбдддддддды юддддддддддбдддддддды Ё
Данные Ё Данные Ё Ё здддддддддддддд здддддддддддддд
ЁДепартамент А Ё ЁДепартамент В Ё Ё здддддд цддд здддд
здддддд Ё Ё ЁСТОИ Ё Ё Ё Ё Ё ЁСТОИ Ё Ё Ё юдддддды Ё Ё Ё Ё
юдддддды Ё юдддддддддддддды Ё Ё юдбдддддддддддды Ё Ё Ё Ё Ё Ё Ё Ё
Ё здддддддддддддд Ё Ё ЁГенеральная Ё Ё Ё Ёдирекция Ё Ё
юдддддддд здддддд цдддддды Ё ЁССПН Ё Ё Ё юдддддды Ё
юдддддддддддддды Ё Ё Ё Ё Ё здддддддддддддд Ё Ё Каналы Ё Ё Ё
Текст Ё юдддддддд Консультант Ё юдддддддддддддды Рис.10
Централизованная система стратегической информации Преимущества
централизованной организационной структуры заключаются в
возможности координации всех усилий, получения экономии за счет
эффекта масштаба, получения целостной общей картины
происходящего, а также сопоставления самых различных данных с
целью получения стратегической информации. Однако такая
организационная структура является малоэффективной в условиях
многоотраслевой фирмы, когда множественность разнообразных
информационных потребностей превышает возможности обработки
информации и компетентности работников. Конечный информационный
продукт, полученный в результате обработки информации и различных
соображений, поступающих из разных департаментов и подразделений,
может вполне уподобиться некоторым резолюциям парламентских
комиссий, которые стремяться предусмотреть все возможные случаи,
никого при этом не обидев, а потому не представляют ни малейшего
интереса. Опорой централизованной системы нередко является один
человек или группа работников, которые рассматривают успех ССПИ в
качестве своего личного успеха. Если такая система теряет своего
лидера или кого-либо из лучших работников или даже своего
главного покровителя в генеральной дирекции, то она может
попросту развалиться. Для того, чтобы централизованная система
работала эффективно, а департаменты и подразделения делились
информацией, крайне необходимо, чтобы ССПИ не воспринималось в
качестве "игрушки" одного человека. Децентрализованная
организационная структура Каждый департамент или подразделение
располагает своей собственной системой стратегической информации
(ССИ), которая сочетает функции ССПИ и СТОИ. Информационные
сводки, подготовленные этими службами, поступают в ССПИ,
подчиненную генеральной дирекции (рис.11). Каналы "Фирма" и
"Беседа" Внутренняя сеть Внутренняя сеть Ё Ё Ё Ё Ё Ё Ё Ё
юдддддддбдддддддды юддддддддддбдддддддды Ё Данные Ё Данные Ё Ё
здддддддддддддд здддддддддддддд зддЁ Дертамент А Ё
ЁДепартамент В Ёд Ё юдддддддддддддды юдддддддддддддды Ё Ё Ё Ё Ё
Ё Ё Ё здддддддд здддддддддддддд здддддддд Ё
юддзддддддцддЁГенеральная цдддЁзддддддцддды ЁЁСТОИ ЁЁ
Ёдирекция Ё ЁЁСТОИ ЁЁ ЁюддддддыЁдд здддддд ЁдддюддддддыЁ
ЁзддддддЁ Ё ЁССПН Ё Ё ЁзддддддЁ ЁЁССПН ЁЁ Ё юдддддды Ё ЁЁССПН
ЁЁ ЁюддддддыЁ юдддддддддддддды ЁюддддддыЁ юдддддддды Ё юдддддддды
Ё Ё Ё Ё Ё Ё Ё Ё Ё здддддадддддд здддддадддддд здддддадддддд
ЁКаналы Ё ЁКаналы Ё ЁКаналы Ё ЁТекст Ё ЁТекст Ё ЁТекст Ё
ЁКонсультант Ё ЁКонсультант Ё ЁКонсультант Ё юдддддддддддды
юдддддддддддды юдддддддддддды Рис.11 Децентрализованная система
стратегической информации Преимущество децентрализации
заключается в полном соответствии непосредственным текущим
потребностям отдельного департамента. Кроме того, каждый
занимается только тем, что имеет к нему прямое отношение, что
значительно упрощает управление информационными потоками. Однако
децентрализованная система имеет свои недостатки. Так как каждый
департамент или подразделение занимается сбором и комплексной
переработкой (обработка, хранение, распространение) информации по
полному циклу, то проблема персонала крайне усложняется: средств
и возможностей одного департамента или подразделения может
оказаться недостаточно для найма или привлечения необходимых
специалистов. Если же поручить эту задачу кому-либо из уже
имеющихся работников в качестве дополнительной работы, то это
может закончиться тем, что ничего не будет делаться. Кроме того,
отдельные департаменты и подразделения действуют на одинаковых
или сходных рынках, а также когда они конкурируют с одними и теми
же фирмами, нередко имеет место ненужное дублирование усилий.
Кроме потерь времени и денег, такая конкуренция между
департаментами или подразделениями может полностью заблокировать
обмен информацией. таким образом, идеальной универсальной системы
организации не существует. Однако возможен любой промежуточный
вариант между централизованной и децентрализованной системами. В
конечном счете, это зависит от типа предприятия и характера его
деятельности, то есть от таких параметров: узкоотраслевой или
многоотраслевой характер деятельности фирмы, ориентация на один
или несколько рынков; централизованная или децентрализованная
система управления предприятием и, в частности, система
стратегического планирования; наличие или отсутствие системы
обмена информацией между департаментами или подразделениями.
Главное заключается в обеспечении максимально быстрого обмена и
прохождения информации, независимо от принятого типа организации
ССИ. На уровне СТОИ это означает, помимо всего прочего, что
следует опасаться излишнего формализма. Разумеется, для
обеспечения внутренних связей и стойкости системы определенный
минимум формализма необходим, но при этом следует избегать
бесполезного бумаготворчества и прочих административных
излишеств, которые могут вызвать неприятие со стороны сотрудников
фирмы, работающих на местах. На уровне ССПИ следует всячески
поддерживать и развивать контакты между департаментами или
подразделениями фирмы. В конечном счете, речь идет прежде всего о
человеческих отношениях и мотивизации работников. К этому вопросу
мы еще вернемся позже. ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМЫ СТРАТЕГИЧЕСКОЙ
ИНФОРМАЦИИ Предприятие, принявшее решение о создании системы
стратегической информации (ССИ), нуждается в информации для
обеспечения своей деятельности. Поэтому создание ССИ должно
начинаться с уточнения его целей, а также наличных и недостающих
средств. Для этого необходимы: создание комитета стратегической
информации; назначение будущего руководителя ССИ; анализ
информационных потоков. Комитет (ССИ) объединяет основных
потребителей информации, т.е. руководящих работников высшего
ранга и специалистов из дирекции, с целью определения профиля и
задач ССИ. Главная задача комитета заключается в подборе
руководителя ССИ. Последний должен одновременно обладать высокой
технической компетентностью и большими психологическими
способностями. Это связано с тем, что одним из основополагающих
элементов ССИ является внутренняя сеть. И если у руководителя ССИ
не установятся хорошие взаимоотношения со всем предприятием в
целом, то прохождение информации и информационный обмен могут
оказаться заблокированными. Поэтому руководителя ССИ лучше всего
подобрать из числа опытных и испытанных специалистов фирмы, а не
приглашать со стороны. Кроме того, у руководителя ССИ должно быть
полное взаимопонимание с президентом фирмы. Они должны
действовать в тесном содружестве и согласии друг с другом, как
капитан и штурман на морском судне. Капитан должен полностью
доверять своему штурману, который заменяет ему глаза и уши,
полностью при этом сохраняя свободу своих суждений. Штурман, со
своей стороны, должен чувствовать и понимать потребности и
устремления капитана, даже если они остаются невысказанными. Он
не должен бояться высказать свое мнение, даже если оно может не
понравиться капитану. У него должно быть достаточно смелости для
того, чтобы прервать капитана и настойчиво попросить себя
выслушать. Руководитель ССИ занимается своей практической работой
по созданию этой службы, а комитет выполняет в дальнейшем только
консультативные функции. Руководитель ССИ подбирает персонал,
строит базы данных, выбирает оптимальную систему организации за
счет сочетания централизованного и децентрализованного принципов,
распределяет задачи и функции между ССПИ и СТОИ, организует
внутреннюю сеть, подбирает начальный массив источников текстовой
информации, организует работу с документацией и хранение
информации, разрабатывает процедуры связи. Но прежде всего, он
проводит анализ информационных потоков. Очень важно, чтобы анализ
проводился кем либо из сотрудников фирмы, так как это гарантирует
уважительное отношение и соблюдение культуры отношений, принятых
в фирме, и способствует преодолению организационных и
человеческих помех и препятствий. Однако не следует при этом
пренебрегать помощью консультанта, так как свежий взгяд со
стороны позволяет выявить еще неиспользуемые залежи информации.
Информационный анализ преследует две цели: изучение потребностей
и запросов потребителей, а также механизма функционирования
информационных каналов. В качестве иллюстрации приведем несколько
примеров анкет. Анкета для опроса потребителей информации Укажите
сферу вашей ответственности. Какие решения Вы принимаете, какие
отчеты и доклады составляете? Какую информацию Вы получаете?
Какую дополнительную информацию Вы хотели бы получать? Каким
образом к Вам поступает информация: из журналов, газет, книг,
отчетов, докладов? из банков данных: из каких именно и как часто?
от кого Вы получаете информацию на предприятии? На какие темы?
Каким образом? Как часто? С кем в случае необходимости Вы
консультируетесь внутри фирмы? С кем Вы консультируетесь за
пределами фирмы? В каких выставках, ярмарках, конференциях Вы
принимаете участие? С кем Вы делитесь имеющейся у Вас
информацией? Каким образом? Анкета для опроса службы документации
Укажите газеты и журналы, подписанные фирмой. Какие публикации
пользуются спросом среди работников фирмы? Кто именно их читает?
Какие публикации просматривают работники фирмы только в службе
документации? Как часто они это делают? Кто принимает решение о
подписке на газеты и журналы? Приобретаются ли отчеты и доклады
консультантов, экспертов и т.п.? По чьему запросу? По чьему
решению? За счет каких бюджетных средств? Анкета для опроса
работников внутренней сети В чем заключается ваша работа? Есть ли
у Вас контакты с кем-либо вне фирмы? С кем и при каких
обстоятельствах? Можете ли Вы назвать случай, когда Вы получили
важную информацию? Что с ней сделали. Кому и как Вы ее передали?
Не возникает ли у Вас иногда впечатление, что Вы даете информацию
о деятельности фирмы? Готовы ли Вы систематически использовать
ваши контакты для получения полезной информации, если это Вас,
естественно, не перегрузит работой? Анкета для опроса экспертов
фирмы В какой области Вы являетесь экспертом? Каким образом Вы
проводите экспертизу? Чтение литературы, контакты с другими
экспертами вне фирмы, конференции, стажировка, ознакомительные
поездки, творческий отпуск? Укажите ваши информационные
потребности. Ключевым элементом в работе любой разведслужбы и
службы информации, которая в конечном счете, зависит от степени
вовлеченности всех сотрудников фирмы. Как показывает опыт,
эффективное прохождение и поступление информации снизу вверх (с
мест в генеральную дирекцию) может быть обеспечено лишь в том
случае, если имеется и обратный информационный поток. Работник,
нашедший важную, но сырую информацию и взявший на себя труд
отправить ее наверх надеется, что она вернется к нему в виде
одного из основных пунктов информационной сводки. На практике
были опробованы самые различные стимулы и поощрения: от премий до
доски почета. Однако самым лучшим стимулом продолжают оставаться
гордость и удовлетворение от сознания выполнения работы, которая
принесла пользу. Самым лучшим вознаграждением за информацию
является информация. Для распространения информации используются
четыре типа документов. 1. Экстренное сообщение ("молния")
Оперативное распространение информации чрезвычайной важности.
Форма: заголовок информация дата источник оценка крментарий, в
случае необходимости объяснения значения информации. 2.Сводка
Когда происходит какое-либо событие, то первые сообщения, обычно,
не позволяют полностью оценить его значение. Поэтому необходимо
выждать некоторое время для накопления информации, которая
позволит восстановить полную картину происшедшего. Форма:
заголовок резюме (сопоставление сообщений с исключением повторов
и избыточной информации для получения полной картины
происшедшего) комментарий (значение этого события для
деятельности фирмы, новые объекты для наблюдения и т.д.). 3.
Ежедневный или ежемесячный обзор Обзор основных информационных
сообщений за неделю или за месяц, выполняемый, обычно, в форме
резюме с классификацией по рубрикам, соответствующим базам для
наблюдения. в сущности, речь идет о небольшой внутренней газете.
4. Доклад (отчет) Комплексность и масштабы некоторых проблем
требуют подготовки развернутость детальных отчетов и докладов.
Речь идет о комплексном и всестороннем изложении проблемы с
использованием всей имеющейся по этой теме информации и с
проведением в случае необходимости дополнительных исследований.
CИСТЕМА СТРАТЕГИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ НА МАЛОМ ПРЕДПРИЯТИИ ССИ не
является прерогативой крупных организаций и предприятий, включая
самые малые. Используя метод "3В", любой индивидуум (от
заблудившегося в лесу человека до изобретателя, стремящегося к
коммерческому использованию своего изобретения) способен
определить базы для наблюдения. Нередко для индивидуума это
является даже более простым делом, чем для крупных
многоотраслевых фирм, которым, зачастую, с трудом удается
определить и сформулировать свои потребности и цели. Зная, таким
образом, где следует искать нужную информацию, остается
обеспечить ее сбор с помощью метода "4С+1": два основных канала
(текстовой и профессиональные контакты, то есть "Текст" и
"Фирма"), два вспомогательных канала ("Консультант" и "Беседа"),
а также канал "Джокер" (случайная информация). Конкретно это
означает: от 1 до 3 профессиональных журналов по каждой области,
несколько конфиденциальных писем и список банков данных,
доступных без предварительной подписки. Все это занимает мало
времени и обходится не очень дорого. К тому же, часть этой работы
может быть поручена секретарю или делопроизводителю. Внутренняя
сеть, которая в данном случае заключается в основном, в
поддержании и развитии своих контактов, записи телефонных
разговоров, использование деловых и личных встреч. Посещение
выставок. Покупка отчетов и докладов, публикуемых такими
организациями, как "The Tconomist Intelligence Unit" и т.п., для
выяснения более сложных вопросов. Одним словом, система
стратегической информации может с успехом функционировать в
условиях малого предприятия. Даже мелкий предприниматель, который
вынужден лично заниматься всеми делами, может не опасаться
дополнительной работы, так как помимо всего прочего, он сэкономит
много времени, затрачиваемого на беспорядочное чтение всех подряд
журналов, газет и информационных документов, которые, как
правило, оказываются для него бесполезными. Ключевые положения
Для сбора и обработки информации иметь два подразделения: ССПИ
(система стратегической и перспективной информации), которая
обслуживает, главным образом канал "Текст" и комплектуется из
работников с преимущественно университетской и журналисткой
подготовкой; СТОИ (система тактической и оперативной информации),
которая обслуживает, главным образом, канал "Фирма" и
комплектуется из работников на местах. Координация деятельности
этих двух подразделений осуществляется или в рамках
централизованной организационной структуры, или в рамках
децентрализованной организационной структуры. Выбор
организационной структуры зависит от типа предприятия. Отметим
лишь, что следует почаще и без колебаний производить чистку и
устранять всю устаревшую и малоинтересную информацию. В противном
случае у вас накопится столько бумаг, что любой поиск нужной вам
информации превратится в неразрешимую головоломку. Экономическая
война. Прежде всего японцы точно определяют те отрасли, которые
им необходимо развивать, затем они анализируют наличные силы и
слабые места своих противников. И,наконец, они умеют терпеливо
выжидать и не жалеют времени для достижения успеха. Третий пункт
заключается в необходимостиналичия достаточной воли к победе.
Первые два пункта связаны, несомненно, со способностью и умением
собирать и анализировать информацию. В настоящее время, как
впрочем, и в былые времена, стратегия тесно связана с
информацией. Памятка коммивояжора. Кто ваши конкуренты? С какими
товарами конкуренты действуют на рынке? В чем заключается
стратегия конкурентов? В каких областях конкуренты имеют
преимущества? В каких областях ваше предприятие является лидером?
Может ли продукция вашего предприятия заменить товары
конкурентов? Какие позиции занимает на рынке каждый из
конкурентов? Существует ли в вашей отрасли фирма, которая задает
тон? Существует ли какой-либо "порог" за которым следует реакция?
Сталкивались ли вы с чем-либо таким в прошлом? Какие фирмы
реагировали с особой частотой и активностью? Существуют ли у
вашего предприятия дружеские связи с конкурентами? Кто поставляет
информацию? Как используется эта информация? Вклад СССР
заключается в использовании методов манипулирования информацией:
дезинформация, избыточная информация, недостаточная информация,
резонансная камера. Советский Союз постоянно практикует
фильтрацию и тщательную дозировку информации, переводимой на
иностранные языки. Такая тактика недостаточной информации
оправдала себя, так как помешала западным странам точно
определять цели Советского Союза. Кроме того, Советский Союз
широко использует метод избыточной информации, который
заключается, например, в публикации толстых докладов, заполненных
недостоверными данными, которые подаются в качестве подлинной
информации. Все это не должно скрывать того факта, что большую
часть информации обычно получают за счет чтения различных
изданий. Доля получаемой за счет этого информации в среднем
составляет 50%, а по некоторым исследованиям - 70%. Даже
правительство Японии приняло во внимание этот факт и в 1957 г.
организовало Японский научно-технологический информационный
центр, который ежегодно анализирует 11000 журналов, в том числе
7000 зарубежных, 15000 технических отчетов и докладов и рассылает
более 500000 резюме? Затраты на разведку составляют в среднем
1,5% торгового оборота крупных концернов. Так, в фирме "NEC"
информационной работой постоянно занимаются 250 человек. В фирме
"Mitsubishi" 30 человек занимаются патентами, 50 человек
занимаются только технологией и т.д. Как очень удачно заявил
Коносуке Мацусита: "Вы, на Западе, совершаете два смертельных
греха - ищите то, что уже было найдено, и покупаете то, что можно
иметь бесплатно".
